Ваши обязанности:

Принимает поступающую на рассмотрение непосредственного руководителя корреспонденцию от структурных подразделений и возвращает в соответствии с принятым решением в структурные подразделения. Проверяет правильность оформления подготавливаемых проектов документов, передаваемых руководителю на подпись (исполнение на фирменном бланке и проверка на отсутствие орфографических ошибок). Организует планирование рабочего дня Руководителя уровня CEO/CEO-1 (далее - руководителя). Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, переадресовывает телефонные звонки компетентным специалистам. По поручению руководителя выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации: Составляет распорядок дня и бронирует расписание встреч. Работает с электронной почтой; Копирует материалы и документы; Отправляет и принимает факсы; Осуществляет работу в информационно - поисковая «Гарант», «Консультант+» и внутренних информационных системах. Запрашивает, по поручению руководителя, документы и сведения от структурных подразделений Общества. Несет ответственность за сохранность документов, поступивших на рассмотрение руководителю. Своевременно информирует исполнителей о подписании руководителем документов. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение и регистрация участников), оформляет протоколы совещаний и заседаний, осуществляет рассылку копий протоколов, напоминает исполнителям о сроках исполнения поручений протоколов, подшивает оригиналы протоколов. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. По поручению руководителя осуществляет через систему АСУД: подготовку и регистрацию исходящей корреспонденции; прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции; внесение в карточку документа резолюции руководителя; внесение подрезолюции, постановка на контроль документов; одобрение и снятие с контроля документов, поставленных на контроль руководителем; контроль исполнения документов с резолюцией генерального директора; предоставление помощнику генерального директора отчета по документу, поставленному на контроль (заполнение формы отчета в АСУД или вложение исходящего документа). Осуществляет своевременное оформление служебных командировок для руководителя. уточнение даты, места назначения, продолжительности и цели поездки; оформление документов на командирование (служебная записка на имя генерального директора, оформление командировочного удостоверения, доверенность для руководителя); бронирование места в гостинице; покупка билетов; подготовка авансового отчета о командировке. В соответствии с требованиями внутреннего распорядка организует проход и прием посетителей сторонних организаций, а также работников структурных подразделений Общества. Информирует руководителя о приближении профессиональных, общероссийских, памятных дат. По поручению руководителя составляет поздравительный текст открытки, адресной папки, электронного сообщения. Передает открытки административно-хозяйственный отдел для дальнейшей отправки почтой, либо нарочным с курьером получателю. Электронные поздравления направляет на электронный адрес корреспондента. Обеспечивает порядок хранения, обращения и изъятия документов. Обеспечивает ознакомление руководителя с входящими запросами. Ведет журнал регистрации входящих документов и извещений об изменениях. Выполняет разовые служебные поручения непосредственного руководителя

Требования к кандидатам:

Аналогичный опыт работы Высшее профильное образование Знание офисных программ (WORD/ EXCEL) Знание 1С Документооборот Знание 1С ЗУП

Предлагаем вам:

Работа в крупной федеральной компании численностью персонала более 3000 человек; Оформление по ТК РФ Комфортный современный офис; Пятидневная рабочая неделя Корпоративная мобильная связь;