Административный секретарь
Опубликовано 16.09.20
Административный секретарь
Компания «Мария». Кухонные студии дилерской сети Мария.
Уровень зарплаты
от 35 000 руб. до 45 500 руб.
Город
Саратов
Тип занятости
Постоянная работа
График
Полный рабочий день


Ваши обязанности:

Принимает поступающую на рассмотрение непосредственного руководителя корреспонденцию от структурных подразделений и возвращает в соответствии с принятым решением в структурные подразделения. Проверяет правильность оформления подготавливаемых проектов документов, передаваемых руководителю на подпись (исполнение на фирменном бланке и проверка на отсутствие орфографических ошибок). Организует планирование рабочего дня Руководителя уровня CEO/CEO-1 (далее - руководителя). Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, переадресовывает телефонные звонки компетентным специалистам. По поручению руководителя выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации: Составляет распорядок дня и бронирует расписание встреч. Работает с электронной почтой; Копирует материалы и документы; Отправляет и принимает факсы; Осуществляет работу в информационно - поисковая «Гарант», «Консультант+» и внутренних информационных системах. Запрашивает, по поручению руководителя, документы и сведения от структурных подразделений Общества. Несет ответственность за сохранность документов, поступивших на рассмотрение руководителю. Своевременно информирует исполнителей о подписании руководителем документов. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение и регистрация участников), оформляет протоколы совещаний и заседаний, осуществляет рассылку копий протоколов, напоминает исполнителям о сроках исполнения поручений протоколов, подшивает оригиналы протоколов. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. По поручению руководителя осуществляет через систему АСУД: подготовку и регистрацию исходящей корреспонденции; прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции; внесение в карточку документа резолюции руководителя; внесение подрезолюции, постановка на контроль документов; одобрение и снятие с контроля документов, поставленных на контроль руководителем; контроль исполнения документов с резолюцией генерального директора; предоставление помощнику генерального директора отчета по документу, поставленному на контроль (заполнение формы отчета в АСУД или вложение исходящего документа). Осуществляет своевременное оформление служебных командировок для руководителя. уточнение даты, места назначения, продолжительности и цели поездки; оформление документов на командирование (служебная записка на имя генерального директора, оформление командировочного удостоверения, доверенность для руководителя); бронирование места в гостинице; покупка билетов; подготовка авансового отчета о командировке. В соответствии с требованиями внутреннего распорядка организует проход и прием посетителей сторонних организаций, а также работников структурных подразделений Общества. Информирует руководителя о приближении профессиональных, общероссийских, памятных дат. По поручению руководителя составляет поздравительный текст открытки, адресной папки, электронного сообщения. Передает открытки административно-хозяйственный отдел для дальнейшей отправки почтой, либо нарочным с курьером получателю. Электронные поздравления направляет на электронный адрес корреспондента. Обеспечивает порядок хранения, обращения и изъятия документов. Обеспечивает ознакомление руководителя с входящими запросами. Ведет журнал регистрации входящих документов и извещений об изменениях. Выполняет разовые служебные поручения непосредственного руководителя

Требования к кандидатам:

Аналогичный опыт работы Высшее профильное образование Знание офисных программ (WORD/ EXCEL) Знание 1С Документооборот Знание 1С ЗУП

Предлагаем вам:

Работа в крупной федеральной компании численностью персонала более 3000 человек; Оформление по ТК РФ Комфортный современный офис; Пятидневная рабочая неделя Корпоративная мобильная связь;

Контактные данные

Для того, чтобы просмотреть контактные данные этой вакансии, вам необходимо войти на сайт. Если у вас еще нет учетной записи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

MicroTasks.io

Хотите предложить свои услуги на международном рынке?

Регистрируйтесь и размещайте сервисы на MicroTasks.io! (English only)

ПОДРОБНЕЕ

Rabotunaidu
г. Серпухов, Московское ш., д. 40 Россия
rabotunaidu.ru