Секретарь руководителя

1. Оказывает помощь руководителю в планировании рабочего времени: - согласовывает с руководителем временные планы; - согласовывает телефонные переговоры, встречи и мероприятия; - информирует руководителя о регламенте намеченных мероприятий; - предупреждает о приближении времени намеченных мероприятий. 2. Организует телефонные переговоры руководителя: - ведет базы телефонных контактов руководителя; - соединяет руководителя с конкретными абонентами; - подготавливает материалы для телефонных переговоров руководителя; - перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям руководителя, другим сотрудникам; - оказывает помощь руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций. 3. Организовывает работу с посетителями в приемной руководителя: - организовывает личный прием посетителей руководителем; - устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей; - регистрирует посетителей; - содействует оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников учреждения. 4. Организовывает исполнение решений, осуществляет контроль исполнения поручений руководителя: - документальное оформляет решения руководителя; - доводит до сведения сотрудников учреждения распоряжения руководителя; - координирует деятельность по исполнению решений руководителя; - ведет сроки текущего контроля; - проверяет своевременное исполнение поручений руководителя отделами и конкретными исполнителями в установленный срок; - предупреждает сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя; - фиксирует исполнение поручений. 5. Организует и поддерживает функциональность рабочего пространства приемной и кабинета руководителя: - обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями; - организовывает приемную в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда; - составляет и оформляет организационные и методические документы; - получает, предварительно рассматривает и сортирует, поступающие в приемную руководителя, документы; - подготавливает документы для рассмотрения руководителем; - ведет учет документов, поступающих на имя руководителя; - информирует сотрудников учреждения о решениях руководителя; - оповещает сотрудников о предстоящих мероприятиях; - информирует руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам. 6. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 7. По поручению руководителя составляет письма, запросы и другие документы, готовит ответы авторам писем.