Опубликовано 09.07.20
Документовед/Секретарь
ООО Криогенмаш-Газ
Уровень зарплаты
от 37 856 руб. до 43 534 руб.
Город
Колпино
Тип занятости
Постоянная работа
График
Полный рабочий день


Задачи:

Обеспечение бесперебойной работы приемной генерального директора Общества. Составление и контроль исполнения графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий генерального директора, их организация. Ведение протоколов совещаний. Организация командировок генерального директора и других сотрудников Общества (заказ билетов, бронирование гостиниц, аренда помещений, транспорта и т.д.). Обеспечение информационного взаимодействия по текущим вопросам между генеральным директором и руководителями структурных подразделений, доведение распоряжений и приказов генерального директора до сведения сотрудников, передача поступающей от них информации генеральному директору Общества. Прием, учет, регистрация и хранение входящей/исходящей корреспонденции Общества, координация внутреннего документооборота, отправка/получение корреспонденции «Почтой России», курьерской почтой, экспресс-почтой. Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к генеральному директору . Подготовка и регистрация приказов, распоряжений, писем и т.д. Разработка и внедрение инструкций по ведению делопроизводства в Общества. Осуществление регистрации, сканирования и архивации договоров, дополнительных соглашений, спецификаций и т.д. Обеспечение информационно-справочного обслуживания по существующим в Обществе договорам. Контроль своевременности исполнения приказов и распоряжений генерального директора ответственными лицами, подготовки ответственными лицами исходящей документации в соответствии с резолюцией генерального директора. Организация и сопровождение официальных переговоров руководства Общества, конференций и совещаний, прием и отправка сообщений, прием/ распределение входящих звонков, в отсутствии генерального директора на рабочем месте – прием передаваемой ему информации, и направление ее в необходимых случаях в структурные подразделения по направлению деятельности. Оформление авансовых отчетов по направлению деятельности (генерального директора и своей). Контроль плановых поездок сотрудников Общества на служебной развозке. Прием от сотрудников документов, направляемых генеральному директору для подписания. Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками Общества (оформление пропусков, организация доставки посетителей и т.д.). Организация поздравлений от имени генерального директора. Обеспечение генерального директора канцелярскими принадлежностями. Выполнение копировально-множительных работ, сканирование и отправка документов, принятие необходимых мер по использованию в работе современных технических средств, контроль работы вверенной офисной оргтехники (включая используемую генеральным директором), своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях. Осуществления работы по ведению архивного дела в Обществе, прием и регистрации документов, поступивших на хранение от структурных подразделений, организации хранения и обеспечения сохранности документов, поступивших в архив, участие в работе по проверке ценности архивных документов. Разработки номенклатуры дел, систематизации дел, проверки правильности их формирования и оформления при их передаче в архив, шифрованию единиц хранения, систематизации и размещения дел, их учет. Контроль состояния документов, своевременного их восстановления, соблюдения в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности, формирование справочного аппарата по хранящимся документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска

Выдача в соответствии с поступающими запросами архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготовка данных для составления отчетности о работе архива

Наши ожидания:

высшее профессиональное образование. аналогичный опыт работы от 1 года. опытный пользователь ПК. высокая степень ответственности, развитые коммуникативные навыки, грамотность. базовый английский язык будет Вашим преимуществом

Условия работы:

работа г. КОЛПИНО
график работы 5/2. официальная зарплата, выплаты без задержек 2 раза в месяц. ДМС. корпоративная развозка

Эта вакансия неактуальна. Пожалуйста, воспользуйтесь поиском, чтобы найти актуальные вакансии, или опубликуйте ваше резюме.


Опубликовать резюме

Rabotunaidu
г. Серпухов, Московское ш., д. 40 Россия
rabotunaidu.ru