Обязанности: Коммуникативный блок: Прием и распределение входящих звонков Проверка и распределение email-сообщений корпоративной почты Офисный блок: Поддержание жизнедеятельности офиса и филиалов (заказ канцелярии, бытовых товаров, бытовой и орг.техники, мебели, воды, кофе и т.п.); заправка картриджей, вызов мастеров по ремонту техники при необходимости Связь с провайдерами интернет-соединения, телефонии в случае сбоев, 1C-специалистами, арендодателями и т.п. по разным вопросам Административный блок: Получение и регистрация входящих почтовых отправлений в адрес компании Регистрация исходящих почтовых отправлений, их отправка через “Почту России”, курьерские службы Регистрация договоров с клиентами, поставщиками, подрядчиками; сканирование и хранение оригиналов; переоформление договоров, их пролонгация в случае необходимости Заполнение формы договоров, сбор пакета документов для заключения договоров, участия в тендерах и т.п. (по запросу менеджеров) Travel-поддержка для сотрудников (билеты, гостиницы, визы - при необходимости) Хранение логинов и паролей от личных кабинетов компании на разных интернет-площадках Следить за пополнением баланса корпоративных телефонов, баланса на других площадках («Почта России» и т.п.) Пролонгация, перерегистрация, получение ключей электронной подписи для ЭТП, для Таможни Работа в 1С (заведение карточки контрагента, заведение цен, товаров и т.п.) (по запросу менеджеров, бухгалтера) Блок внешней логистики, импорта/экспорта товаров, таможенного оформления: Работа с инвойсами и иными документами для перевозки товаров Работа с таможенным декларантом (согласование и доработка документов, проверка на наличие разрешительной документации, составление пояснительных писем для Таможни, писем на разгрузку товара и т.п., проверка финальных документов) Хранение сертификатов, отказных писем и т.п. Организация перевозки импортируемого товара (оформление заказа на перевозку у транспортной компании, подготовка и согласование документов на перевозку) Отслеживание перевозки, выяснение ситуации с местонахождением груза в случае задержки Прочее: Создание общих рассылок/уведомлений сотрудникам компании Составление описания вакансий, размещение объявлений, коммуникация с соискателями/агентствами (при необходимости) Выполнение иных поручений по запросу коллег, руководства Требования: Навыки: Грамотная письменная/устная речь (уметь составлять официальные письма, отвечать на запросы контрагентов и т.п.) Хорошее владение программами (Microsoft Office: Word, Excel), 1С, редакторами PDF Базовое знание Photoshop будет преимуществом Владение английским языком будет преимуществом (смочь принять звонок и переключить на другого сотрудника) Личные качества: Приветливость Ответственность Исполнительность Пунктуальность Готовность осваивать новые навыки Условия: Официальное трудоустройство согласно ТК РФ Оплачиваемые обеды График: будни с 9:00 до 17:00

Официальная работа